İş yerlerindeki görünmeyen vergi üretkenliği eritiyor

Avustralya ekonomisi düşük verimlilik, yavaş büyüme ve yapay zekânın iş gücü üzerindeki etkileri tartışılırken, yeni bir araştırma şirketlerin karşı karşıya olduğu daha görünmez bir soruna dikkat çekti.

İş yönetim platformu monday.com ile EnterpriseWorks tarafından gerçekleştirilen araştırmaya göre, birçok işletmede çalışanlar ne yapmaları gerektiğini biliyor ancak karar alma süreçleri, onay mekanizmaları ve iletişim aksaklıkları nedeniyle işlerin ilerlemesi ciddi şekilde yavaşlıyor.

Araştırmaya Avustralya ve Yeni Zelanda’dan 385 çalışan katıldı.

“Koordinasyon vergisi” zamanı tüketiyor

Araştırmada bu durum, “koordinasyon vergisi” olarak tanımlanıyor.

Bu kavram; aynı bilgilerin tekrar hazırlanması, farklı sistemlere aynı verilerin girilmesi, gereksiz toplantılar, sürekli durum raporları hazırlanması ve onay süreçlerinin uzaması nedeniyle kaybedilen çalışma süresini ifade ediyor.

Araştırmaya göre çalışanların yüzde 83’ü günlük işlerinin şirket stratejileriyle bağlantısını anladığını belirtirken, yalnızca yüzde 51’i şirketlerinin öncelikli işleri etkin şekilde organize edebildiğini düşünüyor.

Ürünler rafta beklerken son kullanma tarihi geçti

Nutrition Warehouse Operasyon Direktörü Duncan McHugh, şirketlerinde yaşanan bir örnekle sorunun boyutunu anlattı.

McHugh, geçmişte onay süreçlerinin e-posta zincirleri üzerinden yürütülmesi nedeniyle bazı ürünlerin yöneticiden gelecek onayı beklerken raflarda son kullanma tarihinin geçtiğini söyledi.

Şirketin daha sonra tüm talepleri tek bir dijital sistemde toplamasıyla yalnızca bir yıl içinde 200 bin Avustralya dolarından fazla tasarruf sağlandığı açıklandı.

Çalışanlar iş yapmak yerine rapor hazırlıyor

Araştırma sonuçlarına göre çalışanların yüzde 42’si, haftalarının önemli bölümünü gerçek işlerini yapmak yerine durum raporları, sunumlar ve yönetim panoları hazırlamakla geçiriyor.

Katılımcıların yüzde 49’u ise yöneticilerden gelen sürekli değişen talepler nedeniyle aynı işleri tekrar tekrar yapmak zorunda kaldıklarını belirtti.

Uzmanlara göre birçok çalışan üretken olmaktan çok, üretken olduğunu kanıtlamaya çalışıyor.

Yapay zekâ tek başına çözüm değil

monday.com Asya Pasifik ve Japonya Genel Müdürü Dean Swan, yapay zekânın bazı idari işleri hızlandırabileceğini ancak kötü organize edilmiş iş süreçlerini tek başına düzeltemeyeceğini söyledi.

Swan’a göre parçalı ve verimsiz iş akışları korunursa yapay zekâ yalnızca mevcut karmaşayı daha hızlı hale getiriyor.

Araştırmada yapay zekâyı aktif kullanan çalışanların yüzde 71’i, teknolojinin manuel işleri azalttığını belirtirken, uzmanlar bunun ancak doğru iş süreçleriyle desteklenmesi halinde gerçek verimlilik sağlayacağını vurguladı.

“Çalışanları izlemek çözüm değil”

Araştırmada iş yerlerinde kullanılan dijital takip sistemleri de ele alındı.

Dean Swan, yöneticilerin klavye hareketleri, çevrim içi kalma süresi veya gönderilen mesaj sayısı gibi verileri takip ederek üretkenliği ölçmeye çalışmasının çalışanlar üzerinde olumsuz etki yarattığını söyledi.

Swan, asıl çözümün çalışanları daha fazla rapor hazırlamaya zorlamak değil, iş akışlarını sadeleştirerek gereksiz bekleme ve onay süreçlerini ortadan kaldırmak olduğunu ifade etti.